סודות הניהול האפקטיבי

תאריך הוצאה לאור: 2015 מספר עמודים: 166

הקדמה מטרת הספר ספר זה הוא המשך לספרי הראשון "להתחיל לנהל ברגל ימין", שהניח את היסודות לניהול למען מנהלים בתחילת דרכם. הספר תיאר את המיומנויות הבסיסיות החיוניות לעמידה במשימות השוטפות וביעדי הצוות: תכנון משימות, ניהול ישיבות, גיבוש הצוות, ניהול קונפליקטים, שיחות משוב, הגדרת ייעוד, חזון ועוד. מנהלים השואפים לקחת את הניהול שלהם צעד אחד קדימה, ימצאו בספר "סודות הניהול האפקטיבי" מיומנויות נוספות, שיסייעו להם להגיע לתוצאות טובות יותר. ספר זה עוסק בכמה תחומים הקשורים ליכולת לזהות את הכיוונים שבהם צריך לפעול, כיצד לחולל את השינויים הנדרשים, וכיצד להתמודד עם האתגרים הכרוכים בכך. כמו כן ספר זה מספק מרכיב חיוני נוסף בהכשרת מנהלים. הספר מסייע למנהלים לשלב בין צורכי הארגון לצורכי העובדים, לתרום להגשמת האסטרטגיה הארגונית, לעמוד ביעדים ובתוצאות הנדרשות, ובמקביל להשפיע לחיוב על שביעות הרצון של העובדים ועל שיתוף הפעולה שלהם. ההשפעה החיובית של מנהלים טובים על העובדים מתבטאת בתחומים רחבים, ובהם מצב רוחם של העובדים עצמם ותחושת הסיפוק מעבודתם, אבל גם על בריאותם, על סביבתם ועל משפחותיהם. מנהלים טובים אלו הם נכס לארגון, ועד מהרה הם משמשים השראה למנהלים עמיתים ולצוות העובדים, שחלקם יתקדם לתפקידים ניהוליים בעצמו. המלצות לקריאה אפקטיבית של הספר על אף שהספר כתוב בסדר לוגי של נושאים הרלוונטיים לניהול אפקטיבי, הנושאים קשורים זה לזה, ומבהירים נקודות מבט שונות של כל נושא. לכן לאחר קריאה ראשונה, מומלץ לעיין שנית בספר. מכיוון שהספר מסתמך על מיומנויות שצוינו בספר "להתחיל לנהל ברגל ימין", במקומות הרלוונטיים קיימות הפניות לפרק הרלוונטי בספר, למי שמעוניין להיזכר ולהעמיק יותר. כמו בספר הראשון, גם את ספר זה מלוות שתי דמויות דמיוניות: רועי ונטלי. שניהם מנהלי צוות שבעזרתם יומחשו העקרונות והמודלים בספר. בכל פרק מופיעות שאלות לעבודה עצמית. במהלך הקריאה מומלץ לעשות פסק זמן כדי להרהר בהן. מומלץ לענות על כל שאלה בכתב, ואפילו לדון בה עם אחרים, כך יגדל אפקט הלמידה, ויסייע בהצלחה בתפקיד. תודה בנימה אישית התגובות החמות לספר הראשון עודדו אותי לכתוב ספר זה. אלפי מנהלים שקראו את הספר, לצד קהל הקוראים הנאמן שלי ברשת האינטרנט, חיזקו את ידיי להמשיך ליצור, להנגיש את המודלים הניהוליים, ולהפוך אותם לכלים פרקטיים בגובה העיניים, המלווים בדוגמאות ובעצות מעשיות. אני רוצה להודות לכל מי שתרמו את הערותיהם ואת הארותיהם לספר: אהוד הר-אבן, אלכס וידרה, אתי שפיגל חוברה, גניה שורץ, דניאלה ליבמן, לימור גנון, נדב ממן, ד"ר צפורה זקס ושלי אורדן בן-דור. תודה לצוותים שאני מנהל או שניהלתי בעבר, שעוזרים לי בהתבוננות העצמית שלי. תודה לכל הקולגות בתחומי הניהול, ההדרכה, פיתוח המנהיגות והייעוץ הארגוני, על שיחות ומפגשים מפרים ומלמדים. תודה מיוחדת לאשתי, יסמין, על התמיכה הרבה לאורך כל הדרך. ותודה אחרונה לקהל קוראיי הנאמן. פרק 1 החות‎‏ם הניהולי בשביל מה צריך מנהל? הנה שאלה מעניינת, שנראית מובנת מאליה. התשובה עליה הכרחית להבנת הציפיות מהמנהל. לכאורה, התשובה פשוטה: תפקיד המנהל הוא לנהל. אך מהו ניהול? בפרק הראשון בספר הקודם, "להתחיל לנהל ברגל ימין", מוזכרים עשרת תפקידי המנהל על פי מודל מינצברג, ובהם הנהגה, פיקוח, טיפול בבעיות, איש קשר לגורמים שונים בארגון, הקצאת משאבים, יזמות ועוד. אמנם מודל זה ואחרים מפרטים את תפקידי הניהול, אבל אינם עונים תשובה מלאה על השאלה, בשביל מה צריך מנהל. מתיאור תפקידי הניהול מצטייר תפקיד "טכני", פונקציונלי, שנועד למלא צורך ארגוני של היררכיה ניהולית, כי "מישהו חייב להנהיג את הצוות הזה", "מישהו חייב לייצג אותו בפני ההנהלה", "מישהו חייב לתכנן מה עושים". נכון, מישהו חייב לתכנן, ואחר כך לערוך בקרה על הביצוע. אבל האם לשם כך צריך מנהל?! אפשר לטעון שאת התפקידים הללו אפשר לחלק בין אנשים שונים בצוות. מישהו אחראי להובלה וליוזמה הטכנולוגית, אחר אחראי לערוצי התקשורת, חבר נוסף יתאם בין משימות לאנשים, ויימצא מי שינהל רישום לטובת הפיקוח. ואז עולה שוב השאלה, בשביל מה צריך מנהל? כדי לתאם בין כולם?! זה לא מספיק! צריך מנהל בשביל האחריות שהוא נושא על גבו! אמנם לכל עובד יש אחריות, אך למנהל יש נוסף על כך אחריות ניהולית מערכתית לכל תחומי האחריות של הצוות שלו. ומהי אחריות? אחריות היא כל התוצאות שעל פיהן המנהל נמדד. וכדי להגיע לתוצאות, צריך את כל התפקידים שהזכרנו לעיל. אחריות (Responsibility) היא אוסף של המדדים המעריכים את תפקודו ואת החלטותיו של בעל התפקיד. האחריות היא השורה התחתונה שעל פיה נמדד המנהל. כדי לשאת באחריות המנהל נדרש לשתי מיומנויות יסוד: קבלת החלטות הנהגתם של העובדים והסביבה ליישום ההחלטות שקיבל כלומר, ברגע שהמנהל קיבל את ההחלטות הנכונות, הוא צריך להפעיל את המיומנויות שלמד בתחילת דרכו הניהולית: כיצד להגביר מוטיבציה, להשתמש במקורות השפעה מגוונים להנעת עובדים וכו'. לכאורה, שילוב נכון של קבלת החלטות נבונה בתחילת כל פעילות עם עובדים מיומנים ומסורים, יכול להיות השילוב המנצח, וכל השאר כבר יהיה "על טייס אוטומטי". אבל גם זה לא מספיק! המציאות הרבה יותר מורכבת, מפני שהיא כל הזמן משתנה: הסביבה העסקית משתנה, הטכנולוגיה מתקדמת (או מתיישנת), לקוחות מתחלפים וכך גם דרישותיהם, גם האנשים בארגון מתקדמים, עוזבים, וחדשים באים במקומם. יתרה מזו, המציאות טומנת הפתעות חיוביות ושליליות רבות, וכפי ש"חוק מרפי" מלמד: מה שעלול להשתבש – אכן ישתבש, כפי שנראה בפירוט בפרק 9. כל השינויים הללו דורשים מהמנהל ערנות מתמדת באמצעות בקרה טובה, קבלת החלטות באופן קבוע, ומעורבות פעילה בהתאמת הצוות לאתגרים החדשים. כפי שניתן לראות בתרשים להלן: המנהל נדרש לחולל שינויים באופן קבוע, בהתאם למציאות המשתנה. בשביל זה צריך מנהל!1 אבל לא רק... החותם הניהולי האישי נניח שאפשר היה לערוך ניסוי, המציג סימולציה מלאה של מציאות ארגונית מורכבת, הכוללת משימות שוטפות, מציאות משתנה, קבלת החלטות וצוות אנשים שצריך לנהל. אילו נתנו למנהלים שונים ולמנהל רובוטי להתנסות בסימולציה, היינו מבחינים בשתי תופעות: מנהל אנושי ומנהל רובוטי יתנהגו אחרת בסיטואציות זהות. אמנם לכאורה, אפשר היה לחשוב שכל מצב ניהולי או דילמה ניהולית ניתנים לתרגום לנתונים שמחשב יכול לעבד, כדי לקבל "תשובה נכונה" אחת, אבל זהו כמובן תרחיש לא אפשרי. שני מנהלים אנושיים שונים יגיבו ויפעלו באופן שונה, הן בטווח הקצר בתגובה לאירועים השונים, והן בטווח הארוך, בקביעת האסטרטגיה וביצירת יחסי עבודה בתוך הצוות ומחוצה לו. תופעות אלו נובעות מהעובדה שלכל מנהל סגנון ניהולי משלו, סגנון שיתופי אחר וערכים אישיים שונים. כל מנהל ינהל את הצוות שלו באווירה אחרת. כל מנהל יוביל את הצוות לשינויים אחרים. לכל מנהל חותם אישי משלו. החותם האישי עונה על השאלות הבאות: * איזה פן אישי אני מוסיף לצוות? * אילו ערכים אני מביא איתי? * אילו שינויים חשוב לי להנהיג? * מה מבדיל את הניהול שלי מאחרים? החותם האישי ניזון מהעבר, מההווה ומעתידו של המנהל בראש ובראשונה החותם האישי מתבסס על ההווה, כלומר מי אנחנו: אמונות, כישורים, סגנונות, חוזקות, חולשות. עם זאת, הוא מושפע מהניסיון שנצבר בעבר, בין ניסיון אישי ובין ניסיון שנובע מהתבוננות באחרים. ולבסוף, כמובן, החותם האישי כולל את שאיפות המנהל לקראת העתיד: מהם השינויים שצריכים להנהיג? מהם סדרי העדיפויות של המשימות והיעדים? הגורמים המשפיעים על החותם האישי הניהולי המישורים השונים שבהם משתקף החותם האישי במישור הארגוני (הצוות): הצוות שהמנהל מקבל לידיו, לא יהיה אותו צוות שיתפתח במהלך תפקידו כמנהל. בין שירצה ובין שלא, החותם האישי שלו ישתקף לטוב או לרע בתפקוד, במוטיבציה ובתוצאות של הצוות. גם ברמה האישית המנהל מטביע את חותמו: העובדים, העמיתים ואפילו המנהל הישיר של המנהל מושפעים באופן אישי ממנו. כיצד הם עתידים להשתנות בעקבות הקשר עם המנהל? מה הם לומדים מהמנהל? מה משתנה בהרגשה שלהם? החותם האישי צריך להיות בהלימה לחזון הארגוני כל קונפליקט בין החותם האישי לבין החזון הארגוני הוא קונפליקט מאתגר, שבמקרים קיצוניים יכול להיות הרסני: לארגון או למנהל ברמה האישית. למשל, כשמנהל מאמין שרווחת העובדים היא מעל הכול, והארגון חושב אחרת, או ההפך, הוא יעמוד בפני אתגר אמיתי, בקבלת החלטות מערכתיות נכונות. לכן סיכויי ההצלחה בתפקיד גבוהים יותר כשיש התאמה בין החותם האישי של המנהל ליעדים של הארגון ולחזון שלו. גיבוש החותם האישי דורש מודעות עצמית גבוהה המנהל צריך להכיר את עצמו ואת הצוות שלו לפניי ולפנים, כדי לגבש חותם אישי המתאים לדרישות התפקיד ולאתגרים של הארגון. לשם כך על המנהל לדעת לענות על השאלות הבאות: * מה החוזקות והחולשות שלי? * מה מניע אותי? * אילו ערכים חשובים לי? * מהם האתגרים הניצבים בפני הצוות? * מה ייחשב כשיא ההצלחה של הצוות? * מה מאפיין את חברי הצוות? מהן החוזקות והחולשות שלהם? כדי לגבש חותם אישי מומלץ להסתייע בחונך אישי, למשל המנהל הישיר, יועץ או מאמן ניהולי. תפקיד החונך לסייע למנהל לגלות בעצמו את התשובות לשאלות אלו. אין נכון ולא נכון. החותם האישי כשמו כן הוא – הוא אישי. על המנהל לחשוב ולזהות את החותם האישי שהיה רוצה שיאפיין אותו. ולהתקדם לכך צעד צעד. אפשרות נוספת לפיתוח חותם אישי היא באמצעות קורס פיתוח מנהלים המקובל בארגונים רבים. שאלות לעבודה עצמית לאילו הישגים אני רוצה להגיע כמנהל? כיצד אני רוצה להצטייר בעיני העמיתים שלי? מה אני רוצה שאחרים יגידו על הצוות שאני מנהל? אם יראיינו את המנהל שלי, את העובדים שלי ואת העמיתים שלי, מה הם יגידו היום? מה הם יגידו בעוד שנתיים? איזה חותם אישי אני מציג? ובמחשבה על המנהלים שלי מהעבר: איזה מנהל השאיר עליי רושם עז? מה היה שונה אצלו? מה אני רוצה לאמץ? מה אני רוצה לשנות? בשביל מה צריך מנהל? עכשיו ברור שהמנהל אחראי למימוש של הייעוד והחזון הארגוני במציאות מורכבת ומשתנה, ולב העשייה הניהולית כולל קבלת החלטות וניהול שינויים. העשייה הזו מושפעת מהחותם הניהולי האישי של כל מנהל. ניהול הוא מסע מתמשך, במציאות המשתנה ללא הרף, הדורש מיומנויות וכלים ניהוליים שונים. אלה "סודות הניהול האפקטיבי", ובכך עוסק הספר. 1 חיזוק לכך אפשר למצוא בכתביו של יצחק אדיג'ס, ובפרט בספרו "ניהול מהו?", הוצאת מערכות.